Die korrekte Ausstellung von Rechnungen ist für Zwecke der Umsatzsteuer von besonderer Bedeutung. So ist eine korrekt ausgestellte Rechnung aus Sicht des Leistungsempfängers das wichtigste Instrument, um den Vorsteuerabzug geltend zu machen. Für den Leistenden wiederum kann eine auf der Rechnung falsch ausgewiesene Steuer zu einer Steuerschuld kraft Rechnungslegung führen. Wurde eine Rechnung falsch ausgestellt, so stellt sich häufig die Frage, wer diese zu berichtigen hat und wie die Berichtigung vorzunehmen ist.
Wer darf eine Rechnung berichtigen
Der Rechnungsempfänger ist grundsätzlich nicht berechtigt, eine erhaltene Rechnung, die zum Nachweis des Vorsteuerabzugs dient, selbst zu berichtigen. Die Berichtigung ist demnach durch den Aussteller der Rechnung vorzunehmen. Entsprechendes gilt auch für Gutschriften. Abseits dieser Grundregelung lässt die Finanzverwaltung jedoch auch eine Berichtigung durch den Leistungsempfänger in bestimmten Fällen, wie bei Rückwaren oder nicht vertragsgemäßer Lieferung, zu, indem dieser eine Belastungsnote ausstellt. Derartige Belastungsnoten können jedoch nur unter den für die Erteilung von Gutschriften vorgesehenen Bedingungen als Rechnungen (Gutschriften) anerkannt werden.
Wie kann eine Rechnung berichtigt werden
Wie die Berichtung einer falsch ausgestellten Rechnung zu erfolgen hat, steht im Ermessen des Rechnungsausstellers, sofern diese Berichtigung schriftlich erfolgt und dem Empfänger nachweislich zugestellt wird. In der Praxis kommen hierfür neben Stornierungen mit gleichzeitiger Neuausstellung auch häufig Berichtigungsnoten zur Anwendung.
- Bei einer Berichtigungsnote wird keine neue Rechnung ausgestellt, sondern im Rahmen der Berichtigungsnote werden unter Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung die notwendigen Änderungen vorgenommen. Diese Form der Berichtigung bietet den Vorteil, dass es dabei im Rahmen der Korrektur zu keiner Steuerschuld aufgrund der Rechnungsstellung kommen kann.
- Bei einer Neuausstellung wird die alte Rechnung storniert und durch eine neue Rechnung ersetzt. Wird im Rahmen der Neuausstellung wieder die gleiche Rechnungsnummer verwendet, so muss die neue Rechnung einen Hinweis enthalten, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt. Wird hingegen eine neue Rechnungsnummer vergeben, so ist im Rahmen der neuen Rechnung ebenfalls auf die ursprüngliche Rechnung und deren Rechnungsnummer zu verweisen. Wird dieser Verweis unterlassen, so kommt es zu einer zusätzlichen Steuerschuld für den Rechnungsaussteller jeweils im Rahmen der alten und der neuen Rechnung.
Stand: 27. September 2022
